スタッフロールでは社内で行うそれぞれの会議にきちんとした定義を設けています。
その理由は無駄な会議を徹底的になくすため。有意義で実りある会議に取り組むために全員がベクトルを合わせています。今回の記事では、そんなスタッフロールの会議の一部を覗き、一体どんな内容を議論しているのか見ていきましょう。
さっそく会議の中身を！と言いたいところですが、皆さんにまず知っておいていただきたい会議の定義について簡単にご紹介します。スタッフロールではMicrosoftのクラウド上に、バックナンバーを含めたすべての議事録を保存しています。
どんな会議があるのか
スタッフロールで行なっている会議は日々のものから不定期のもの、月１ベースのものから４半期ごとのものなど実にさまざま。では一体どんな種類の会議を行なっているのかご紹介します。
１：知識／ノウハウ・・・（例）勉強会、ケーススタディ
２：共通理解・・・・・・（例）経営数字の見える化、K P Iの年度/半期振り返り、福祉支援のあり方
３：方向性を伝える・・・（例）各事業部毎の戦略共有、経営方針(予算、事業計画、組織など)
４：決める会議・・・・・（例）ケースカンファレンス(支援方針の決定)、戦略意思決定 など
会議の考え方
どのような会議に対して何を議論するのか、なぜそうするのか、いつするのか、誰がするのかなどを皆が前提理解した上で、無駄な会議にならないような認識と事前準備をもって会議に臨んでいます。
今回皆さんにお見せする会議は、「５Sの観点から考えるビューズ施設内における現状と改善策の構築」。
５Sとは「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾(しつけ)」のことで、職場環境の維持や改善に用いられるスローガンのことです。この５Sはトヨタ自動車などの製造業からはじまり、現在ではサービス業界やそのほかの業界でも幅広く取り入れられている考え方です。５Sに意識的に取り組んでいくことでサービス提供の質を高めることにつなげたり、あらゆる損失を抑制・防止につなげることができるため、「現状を踏まえて反省し、あるべき未来へ正すために改善策を考えよう」というのが今回の内容です。
５Sをどう紐づけ「To-Be(在りたい姿)」を導き出して実行に移すのか
スタッフロールの会議ではワークを取り入れています。非生産的な会議にならないよう、自主性や主体性を尊重する、各々がしっかり考えをまとめる、突発的な発言にならないようにする、感情論に流されない議論をするなどの狙いがあるからです。
今回の会議の流れ
【１】会議前に前もって事実とした過去の失敗事例(As-Is：現状の姿)を集めておく。
【２】ワーク①＞過去事例をもとにビューズと５Sの紐付けをして、現状における利用者様やスタッフへの影響を考える。
【３】ワーク①に対する他の人の回答を参照。質疑応答
【４】ワーク②＞５Sとクレド(スピリット：行動指針)の関連づけを行いTo-Be(在りたい姿)を考える。
【６】ワーク②に対する他の人の回答を参照。質疑応答
【７】ワーク③過去の失敗事例とワーク②の在りたい姿を統合し、再発防止策とその実現について、行動目標と実行項目で落とし込んで考える。
【８】ワーク③に対する他の人の回答を参照。質疑応答、会議オーナーによるフィードバックや取りまとめ
【９】結論づけ、意思決定
ワーク①の内容について
【整理】「必要なものと不要なものを区別」し、適切に処理すること
【整頓】置き場所を明確にして、必要なものを「探す時間を限りなくゼロに近づける」こと
【清掃】ゴミや汚れを隅々まで取り除きながら道具や設備などに「異常がないか」を点検
【清潔】整理、清潔、清掃した状態をキープすること
【躾】「整理、整頓、清掃、清潔で決めたルールを守り、習慣化させること
これら5Sの項目とビューズで生じた過去の失敗事例を紐づけて考え、現状考えられるビューズ利用者様への影響やスタッフへの影響について「気づいて」みましょう。というワークです。
程度こそ差があれど、中には一歩間違えたら重大なミスにつながるリスクを孕んでいるものなど、こうした考え方をすることで改めて「気づく」ことができるのです。
ワーク②の内容について
一生を考えて、瞬間を判断してみよう…
隣の人の期待に応えよう…
リズムを整える…
余白を意識する…
伝えることで、自らも学ぶ…
次の人に出来ないことはしない…
自分のモノサシを疑ってみましょう…
このワークでは、スタッフロールの掲げるスピリット（行動指針）の中で、５Sと関連づけが出来そうだと考えた一部項目に対して、To-Be(在りたい姿)を描いてみましょう。というワークです。QCD（Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期））を意識してビューズの理想とする姿を書き出していきます。
ワーク③の内容について
１：(5Sの項目名)
行動目標…
実行項目…
２：(5Sの項目名)
行動目標…
実行項目…
ワーク①で得た「気づき」とワーク②で描いた「在りたい姿」を統合した中で、５Sのうちの「２項目」に絞って行動目標と実行項目を考えましょう。というワークです。
２項目である理由は「二兎を追うものは一兎を得ず」のように、あれもこれもと言って全部が疎かになったり、実現できずに終わってしまったりしないようマトを絞り、「必ずやり抜くため」です。考えるべき行動目標と実行項目については、ただ漠然と考えるのではなくバックキャスティングで考え、５W２Hで具体的な改善ステップを設計し、日々のToDoに落とし込んでいきます。
いかがでしたでしょうか。今回はスタッフロールを知っていただく回として会議の一部をご紹介しました。
こうした会議スタイルは単純に会議に参加するのではなく、日頃のファシリテーションなどにも活かせたり、利用者様の目線に立った考え方ができるほか、当事者意識を持って主体的に参加することで多くの学びや気づき、発見につなげることができる「成長の場」として有意義な時間になるはずです。
＜ファシリテーションに関する記事はこちら＞
当社のコンテンツをご覧になっていただき、共感をしていただけた方は 下記の各職種からエントリーをしてください。
